Irsk Ulvehundklubb Norge

Referat styremøte Irsk Ulvehundklubb Norge Mandag 14. September klokken 19

Tilstede: Monica Seland, Espen Uvaag, Eivind Øverli Holm, Eva Matre, Aud-Ingrid Fure, Per Arne Flatberg (Referent)

Forfall: Kristell Edvartsen

Sak 19/20-21: Orienteringssaker

Medlemstall. Siden generalforsamlingen har 11 personer meldt seg ut av klubben og 4 personer har meldt seg inn.

Økonomi. Vi har fått økonomirapport fra Elin. Den viser et overskudd hittil i år på 67.700 kroner. Et anslag viser at vi vil ende opp med et overskudd på +/- 50.000 kroner ved slutten av året. Styret gikk gjennom prognose for resten av året

Postliste. Postlisten ble gjennomgått.

Informasjon tatt til orientering.

Sak 20/20-21: Søknad om elevstatus

Vi har mottatt søknad om elevstatus som dommer fra Stig Arne Kjellevold. Klubbstyret gir sin innstilling til NKKs Dommerutdanningskomite (DUK).

Vedtak: Saken er behandlet på e-post og vi har levert en positiv innstilling til DUK.
Vi kjøper inn en del kopier av FIWCs illustrerte standard, og sender til nye dommere sammen med kontaktinformasjon til våre spesialdommere. Vi tar kontakt med spesialdommerne i klubben og informerer og spør om de har noen kloke tanker om hvordan vi kan bidra  til videreutdanning av dommere. Espen tar ansvar for dette.

Sak 21/20-21: Protokolltilførsel

Kristin Myrene, Anne Mette Mikkelsen og Elin Slåen har sendt inn en ønsket protokolltilførsel etter generalforsamlingen.

Vedtak: Brevet publiseres som vedlegg til protokollen på hjemmesiden.

Sak 22/20-21: Websidene

Elin Slåen er forespurt om hun har en god løsning på problemene vi har med dagens websider. Hun har svart at hun ikke har noen umiddelbar løsning. Hun har heller ikke kapasitet denne høsten og vinteren til å bruke mye tid på dette. 

Vedtak: Styret ber Per Arne utarbeide nye websider i tråd med moderne praksis. Nettsidene leveres med dokumentasjon på oppbygging og administrasjon, og administratorer gis opplæring. Siden Elin har vært tydelig på at hun ikke ønsker å drifte en webside basert på WordPress, ber styret Anne-Birgitte Larsen og Kristell Edvartsen om å dele på arbeidet med å holde sidene oppdatert. Vi tar sikte på lansering første halvdel av oktober etter at styret har hatt tid til å gi innspill på det som lages.

Sak 23/20-21: Oppfølging av handlingsplan

Generalforsamlingen har vedtatt en handlingsplan (se under). Styret gikk gjennom denne for å sette i gang tiltak.

Handlingsplanen:

Faste oppgaver: 

• Arrangere Spesialen 2021 
• Utgi «Ulvehunden» 3 ganger årlig 

Organisasjon: 

• Fortsett å øke medlemstallet i klubben ved å: 
  • Følge opp medlemmer som ikke fornyer sitt medlemskap 
  • Tilby medlemskap i raseklubben til alle nye valpekjøpere og eiere 
• Arbeide aktivt med inntektsgivende tiltak

• Legge til rette for økt aktivitet i regionene 
• Forbedre websidene

Helse- og avlsarbeid: 

• Fortsette subsidiert hjertetesting 
• Igangsette felles hjertetesting og arbeide for å få ned prisen på hjertetestingen
• Arbeide for at oppdrettere av irsk ulvehund i Norge er medlemmer i Irsk Ulvehundklubb Norge 

Vedtak: 

1. Vi setter ned en arbeidsgruppe med ansvar for å se etter inntektsbringende tiltak.
   VI ber Øivind Berg Larsen og Eivind Øverli Holm danne en slik gruppe.
2. Vi søker lotteritilsynet om å få bli grasrotmottaker
3. Vi søker Dyrlege Smidts stiftelse om 25.000,- til å subsidiere hjertetesting
4. Vi setter i gang med nye websider (Se også sak 20/20-21)
5. Monica følger opp regionskontaktene og deres behov. (Se også sak 26/20-21)
6. Vi dedikerer en person til medlemspleie med egen instruks (se også sak 22/20-21)
7. Vi vurderer å be regionene invitere til felles hjertetesting hvis vi får midler til ekstra subsidier
8. Egen sak om helse- og avlsarbeid på neste møte. Vi inviterer helsekomiteen til dette.

Sak 24/20-21: Medlemspleie og verving

Medlemspleie og verving av medlemmer er viktig for oss som organisasjon. Vi trenger at noen følger opp nye valpekjøpere og de som ikke fornyer medlemskapet sitt, og trenger gode rutiner for å følge opp.

Vedtak: Vi ønsker at alle nye valpekjøpere skal få tilbud om medlemskap i klubben. Vi spør Eva om om å ta ansvaret for å følge opp medlemmer. Monica lager rutinebeskrivelse. 

Sak 25/20-21: Arkiv

Klubben trenger et digitalt arkiv der alle dokumenter knyttet til drift av klubben lagres. Per Arne foreslår å lage det ved hjelp av Googles G-Suite som vi har gratis tilgang til.

Vedtak: Vi etablerer et digitalt arkiv basert på G-Suite. Per Arne får i oppdrag å bygge det opp og legge inn gammelt materiale. Arkivet må følges av dokumentasjon på bruk og administrasjon.

Sak 26/20-21: Varetelling

Varetelling blir på Gol helgen 17.-18. oktober. Alle er velkomne til å delta og Espen fikser hyggelig overnatting. Eva, Monica, Espen og Ingun stiller ihvertfall, så håper vi andre også har lyst og anledning.

Vedtak: Styret takker initiativtakerne og håper vi blir mange som stiller. Påmelding til Espen.

Sak 27/20-21: Utstilling på Hønefoss 2021

Østland Sør ønsker å arrangere en dobbelutstilling for Irsk Ulvehund helgen 18.-19. september neste år i samarbeid med hovedklubben. Utstillingen vil foregå på Montessoriskolen på Ask. Fristen for å søke utstillinger til  2021 gikk ut 1. februar, men klubben kan likevel søke NKK om å få arrangere dette. Søknaden innebærer at regionen tar økonomisk risiko, mens overskuddet går til klubben.

Vedtak: Styret takker region Østland Sør for initiativet. Styret er positive til søknaden og søker NKK om tillatelse til å arrangere utstillingen.

Sak 28/20-21: Oppfølging av regionskontaktene

Regionene er de som er nærmest på medlemmene våre. Vi ser behov for et tettere samarbeid med disse.

Vedtak:  Styret synes regionene i klubben er svært viktige. Monica tar ansvaret for tett kontakt med regionskontaktene. 

Sak 29/20-21: Brev fra Tove Kristin Ludvigsen

Vi har fått et langt brev fra Tove Kristin Ludvigsen som tar opp en del viktige problemstillinger. Brevet tar opp både miljøet i klubben vår, og problemstillinger knyttet til helse og avl.

Vedtak: Styret takker for brevet og er glade for disse tilbakemeldingene. Etter styrets syn dreier brevet seg om to forskjellige områder.

1. Miljøet i klubben og hvordan vi er mot hverandre. Vi er ekstra opptatt av hvordan vi møter folk i forbindelse med klubbens arrangementer. I forkant av hvert arrangement gir vi spesielt ansvar til noen for at folk skal føle seg velkommen.
2. Respekt for klubbens etiske retningslinjer. Styret vil følge opp henvendelsen fra Helsekomiteen om dette fra januar i år. Styret inviterer Helsekomiteen på neste styremøte og diskuterer situasjonen rundt de etiske retningslinjene.

Monica svarer Tove Kristin Ludvigsen og redegjør for tiltakene klubben gjør i denne forbindelse.

Sak 30/20-21: Eventuelt

Møtet avsluttet 20:55