Irsk Ulvehundklubb Norge
Tilstede: Monica Jensen Seland, Per Arne Flatberg, Eivind Øverli Holm, Eva Matre, Aud-Ingrid Fure, Kristell Edvartsen
Forfall: Espen Uvaag
Vedtak: Sakspapirene til årsmøtet godkjennes
Vedtak: Vi sender ut sakspapirene på e-post og legger dem også ut på hjemmesiden. Fire av medlemmene har ikke registrert epost-adresse. Disse må ta ansvar for det selv og kunngjøring på websidene er tilstrekkelig i henhold til klubbens lover.
Vi tar endelig avgjørelse om årsmøtet holdes fysisk eller digitalt senest en uke før årsmøtet.
Styret gikk gjennom fordelingen av arbeidsoppgaver i forbindelse med årsmøtet.
I begynnelsen av styreperioden opererte vi med postliste som ble gått gjennom på styremøtene. Etterhvert har det ikke vært gjort. Ønsker vi å gå gjennom postliste? I så fall, hva skal være med i den?
Vedtak: Vi har ikke postliste i dette styret, men tar det opp igjen i neste styreperiode. Hvert enkelt styre må få bestemme sin egen måte å håndtere dette på.
Orienteringssak. Rapport med forslag til ny politisk organisering av NKK kommer sannsynligvis ganske snart. Det kommer en diskusjon om å organisere raseklubbene i ett eller flere forbund. Forslagene vil kreve større endringer og vedtak både i NKK og i klubbene. Styret tok orienteringen til etterretning.
Forslag:
Datoer for Spesialen 2022 og 2023 - 25-26/6-2022. 24-25/6-2023
Datoer for Ask-utstillingen 2022 - 30-31/7-2022
Vedtak: De foreslåtte datoene ble godkjent
Regionene har nå fått tilbud om bankkontoer i regionens regi. Det er naturlig at regionenes regnskap inngår i hovedklubbens regnskap. Føring av regionenes inntekter og utgifter i klubbens hovedregnskap gir noe høyere momskompensasjon.
Skal vi føre regionenes regnskap for dem, eller la dem føre det selv? Skal momskompensasjon for regionenes aktiviteter tilfalle regionene eller klubben?
Vedtak: Regionene fører selv sine regnskap og rapporterer inntekter, utgifter og balanse ved årsslutt til kasserer. Tallene tas inn i klubbens hovedregnskap.
Klubben refunderer 10% av utgifter til regionene som forskuttering av momskompensasjon og aktivitetsstøtte.
Norsk Whippetklubb har spurt om de kan bruke vår valpekjøperguide som utgangspunkt for en tilsvarende guide på deres egne hjemmesider.
Vedtak: Styret takker for forespørselen og er positive til at Whippetklubben kan bruke dette som utgangspunkt for sin egen guide.
Leif Ivar Reitan Klingenberg gir seg som regionskontakt i forbindelse med årsmøtet. Hvordan skal vi gå frem for å få valgt en ny?
Vedtak: Styret i klubben kaller inn til og avholder digitalt medlemsmøte for regionen i august. Vi lager et faglig program og legger inn valg av regionskontakt på dette møtet.
Aud-Ingrid Fure gir seg som regionskontakt i forbindelse med årsmøtet. Hvordan skal vi gå frem for å få valgt en ny?
Vedtak: Styret i klubben kaller inn til og avholder digitalt medlemsmøte for regionen i august, Aud-Ingrid fortsetter frem til medlemsmøtet. Vi lager et faglig program og legger inn valg av regionskontakt på dette møtet. Det samme gjøres for Nord-Norge og Rogaland/Agder
Webinarene våre har vært veldig populære. Vi tok opp webinaret med Knut Olav i samråd med ham for eventuelt å gjøre det tilgjengelig for medlemmer som ikke kunne være tilstede. Skal vi gjøre dette webinaret tilgjengelig for medlemmene i etterkant? I så fall hvordan?
Vedtak: Vi spør Knut Olav om å kunne kjøre dette webinaret på nytt der opptaket sendes. Vi har en ny spørsmålsrunde etter dette. Webinaret kan også tilbys til regionene. Eivind spør Knut Olav.
Revisor har påpekt at klubben har for dårlige rutiner rundt attestering av regninger.
Vedtak: Regninger og utlegg for klubben attesteres av klubbens leder. Dersom utlegget/bestillingen er gjort av klubbens leder, attesteres det av nestleder.
Revisor har påpekt at det i dag ikke er noen begrensninger rundt betalinger/overføringer som kan gjøres av kasserer. Revisor foreslår at det settes en beløpsgrense i banken, og at høyere beløp må signeres av både leder og kasserer.
Vedtak: Overføringer eller uttak fra en konto som disponeres av Irsk Ulvehundklubb Norge kan signeres av klubbens kasserer eller leder opp til 10.000 kroner. Uttak eller overføringer som overstiger dette, skal signeres av kasserer og leder i fellesskap.
Kristell tilbød seg å fylle rollen som regionskontakt frem til medlemsmøte i region Østland Nord.
Det blir ikke flere styremøter før årsmøtet. Det nye styret samles etter årsmøtet og legger møteplan.